امکان ارسال اظهارنامه برای ثبت نام پلمپ دفاتر به صورت اینترنتی از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها وجود دارد. متقاضیان می توانند با مراجعه به این سامانه به آدرس irsherkat.ssaa.ir و انتخاب بخش پلمپ دفاتر، درخواست خود را ثبت کنند.

در ابتدا لازم است دسته بندی مربوط به شخصیت افراد از نظر حقیقی یا حقوقی بودن مشخص شود. در صورتی که متقاضی شخص حقوقی (شرکت) محسوب می گردد، می بایست با انتخاب گزینه شخصیت حقوقی نسبت به تکمیل اطلاعات درخواست شده از شرکت به ثبت رسیده اقدام نماید؛ اطلاعاتی از قبیل تابعیت، شناسه ملی، تلفن ثابت، کدپستی مربوط به شرکت و...

همچنین شروع سال مالی و ماه مالی نیز باید مشخص و ثبت شود (برای آگاهی از سال مالی و ماه مالی می توان به اساسنامه شرکت مراجعه کرد). بر اساس تاریخی که متقاضی برای شروع سال مالی و ماه مالی مشخص خواهد نمود این سامانه تاریخ پایان سال مالی را محاسبه و اعلام خواهد نمود.

سپس می بایست اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده، تکمیل گردد.

بعد از این مرحله لازم است متقاضی تمام اطلاعات وارد شده را بررسی نماید و در صورتی که از صحت این اطلاعات اطمینان کسب گردید با انتخاب گزینه "تأیید اطلاعات شخص حقوقی"، درستی این اطلاعات را تأیید نماید و در غیر اینصورت می بایست به واحد ثبتی مربوطه مراجعه شود.

در مرحله بعد نسبت به درخواست و اطلاعاتی که توسط شما در این سامانه بارگذاری گردیده است، کد رهگیری اختصاص می یابد که از این طریق می توانید درخواست خود را پیگیری نمایید.

سپس بخش تکمیل اظهارنامه را انتخاب نمایید تا اطلاعات اعضاء هیئت مدیره را نیز در این سامانه بارگذاری نمایید. در این بخش می بایست تمامی اطلاعات هویتی اعضای هیئت مدیره اعمم از (نام ، نام خانوادگی ، نام پدر ، تاریخ تولد وکد ملی وسایر مشخصات ...) وارد گردد.

پس از انجام این مرحله و با انتخاب گزینه مرحله بعدی، وارد صفحه ای خواهید شد که در این صفحه نیز می بایست سمت اشخاص هیات مدیره ، مدت تصدی محدود یا نامحدود و تاریخ شروع سمت آنها را وارد نمایید و وضعیت حدود حق امضاء اشخاص را نیز مشخص نمایید .

در مرحله بعدی نوع دفتر مورد تقاضای شخص و دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد های دفتر را وارد کنید و در نهایت نیز اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید. پس از انجام تمامی این مراحل به صفحه ای منتقل خواهید شد و می بایست در این صفحه صحت اطلاعات وارد شده را مجددا تایید نموده و گزینه تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر و مدارک مورد نیاز را انتخاب نمایید.

پس از تکمیل فرآیند ثبت نام اینترنتی پلمپ دفاتر در سامانه فوق می بایست اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده را که از اینترنت دریافت نموده اید به همراه مدارک مورد نیاز به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در این سامانه معرفی نموده اید ارسال نماید. پس از انجام این کار گزینه "پلمپ دفاتر" را انتخاب نمایید و شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید. در آخر نیز می توانید گزینه پذیرش نهایی را انتخاب نمایید.

با ارسال مدارک ثبت نام پلمپ دفاتر، کارشناسان این مرکز مدارک ارسال شده را بررسی خواهند نمود و در صورتی که نقص یا اشکالی در پرونده وجود نداشته باشد اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد. در این وضعیت می توانید هزینه های مربوطه را در همین سامانه و از طریق اینترنت پرداخت نمایید.